暑假期间，湖南大学科创港校区建设工地依旧繁忙。这座知名高校的重点工程已如期竣工，眼下工人们正抓紧进行设备调试、绿化清洁等收尾工作，为正式运行做最后冲刺。

然而，就在1年多前，这片土地还处于一片等待“破茧”的状态。前期整修、地面清表、树木砍伐等一系列开局工作的采购能否跟上建设的进度，是紧扣在相关参建人员心头的“结”。

“整个新校区建设时间紧、任务重，从项目发起到招标启动，每个环节都像链条一样环环相扣。如果采购效率不高，整个工期就要往后推。”湖南大学科创港校区建设办公室工作人员周献弟表示。

但让他没想到的是，学校的一套采购管理系统和电子招投标系统成了破解难题的“金钥匙”。

从“跑断腿”到“指尖办”

时间倒回几年，在湖南大学传统采购流程中，像周献弟这样的“烦恼”并不少见。

“线下审批时，常常遇到相关人员不在岗的情况，因为大家都有会议或出差。”湖南大学电能高效高质转化全国重点实验室的程莹深有体会。她所在的院士团队承担国家重大需求，采购任务繁多，投入精力巨大。采购审批流程通常是团队内部先审，再经过实验室领导审批，然后是归口业务部门审批，金额大的还要经过相关决策程序，最后由招采部门执行。整个流程下来，往往需要1个多星期。

转机出现在2020年。那年，湖南大学采购管理系统上线，让“信息多跑路、老师少跑腿”成为现实。

2024年，湖南大学电子招投标系统上线试运行，次年10月全面推广。这套系统实现了从采购信息发布、文件编制、投标、开标、评标到中标通知书发放的全流程线上闭环操作，彻底告别了过去“一张表跑断腿”的时代。

“现在采购文件最快当天就可发布。效率提升给我们用户部门带来了很大的便利。”程莹说。

“电子招投标系统上线后，我们受益良多。不用大量打印、装订标书，也不需要去现场报名、递交标书、等候澄清答疑，文印、差旅、人力成本大幅下降。”湖南联众建设集团有限公司经营部经理石巧元告诉记者。

“最主要的是线上编制标书，修改、替换资料很方便，不用来回折腾，非常省事。”湖南中仪福斯科技发展有限公司商务部经理吴恙表示，如出现错误，系统会提示，降低了废标概率。同时，不用线下递交投标文件，避免因交通堵塞导致迟到等情况。

从“该问谁”到“随时问”

效率提升只是第一步。在湖南大学的工作人员看来，采购数智化不仅要快，更要暖。“高校各学院和科研团队没有专职做采购的老师，大家都是兼职。”湖南大学招标与采购中心（以下简称招采中心）主任李璀道出了高校采购的普遍痛点。各学院虽然有采购管理员，但人员流动性大，政策变化快，很难跟上节奏。招采中心人手紧张，要服务全校明显力不从心。

如何把老师从程序化的工作流程中解脱出来？湖南大学的工作人员想到了人工智能（AI）。2025年8月，智能化采购政策咨询平台“湖小采”上线。这个集成法律法规、学校制度、历史案例与常见问题解答的AI助手，依托大语言模型技术，实现了政策精准解读、流程智能指引、问题即时响应的7×24小时智能服务。

“我本身不是采购专业出身，刚接触这个工作时，更多的是向前辈和招采中心的工作人员请教，但又不好意思总麻烦别人，只能自己查阅相关政策来学习，但那样花费的时间比较长。”周献弟说，后来系统引入了AI技术，有了“湖小采”功能，会把相关知识汇聚起来，给出的回答都有相应的政策依据。现在他遇到问题就会向“湖小采”提问，响应又快又准确，非常方便。

记者了解到，“湖小采”的诞生，源于一个很朴素的想法。“之前领导问我，若新来的老师要买台电脑，该怎么买？”李璀回忆说，“我当时也在思考这个问题。新来的老师如何能快速得到采购指导？”

正是这个“买电脑”的问题，催生了后来的“湖小采”。如今，当老师问“我要买一台电脑怎么买”时，“湖小采”会根据经费来源自动分类。如果是科研经费，会告知走科研“放管服”流程；如果是行政经费，则指导走集采路径。

据介绍，“湖小采”目前仍在迭代升级，下一步将实现更强大的功能。比如，帮助采购工作人员做市场调研，查看同类产品的历史采购价格和参数，甚至自动生成招标文件需求草案。

从“人情味”到“阳光味”

效率和便利之外，湖南大学采购数智化转型的第三个关键词是透明度。

“传统线下采购，信息不透明、不对称，流程留痕差、追溯难……电子招投标系统的全面应用，让这些顽疾有了‘科技解法’。”招采中心工作人员周盘婷介绍，采购活动在电子招投标系统上全程留痕，可追溯、可审计。

评审专家朱丽琴对此感受深刻：“系统操作便捷，页面友好，很快就能上手。我们能通过定位标记直接点到对应资料，还可以用搜索功能查找内容，避免了纸质标书反复翻找的问题。打分后系统自动计算总分，避免计算错误，评审更快、更准确。”

工程类项目的工程量清单评审，过去是“老大难”问题，不仅数据多，而且核对难，专家稍有不慎就可能遗漏问题。湖南大学上线智能清标功能后，系统自动比对、预警异常，确保审核的准确性和高效性。

最让外界关注的是围串标智能分析预警功能。在2025年空调维修维保服务采购项目中，系统检测出3家供应商的Mac地址、硬盘序列号、公网IP完全一致。招采中心经过进一步分析，认定其存在围标串标嫌疑。

“由于该项目属于政府采购限额标准以下的项目，不在政府采购法规制范畴，我们便启用了‘曝光台’，将这3家供应商的不诚信行为进行通报，并规定其1年之内不得参与学校采购项目。”招采中心工作人员彭择令告诉记者，虽然学校不具有执法权，无法将这些不诚信的供应商列入“黑名单”，但通过广而告之，可以帮助采购工作人员在选择供应商时擦亮眼睛。

“目前来看，效果很好。”李璀笑着说，“去年有个供应商跟我们签了合同，结果因成本原因差点履约不了。当问他为什么最终没有选择放弃，他说之所以不敢放弃，是因为知道有个‘曝光台’，怕上了榜。”

除了技术防控外，湖南大学还建立了完备的代理机构管理和评审专家抽取机制。代理机构通过系统随机抽取，每个项目都有考核打分，年终综合评定，实行末位淘汰。评审专家从校内校外专家库中随机抽取，开标前半小时才能解密名单，最大限度排除人为干扰。

“高校招采工作最大的不同在于理念。我们始终把服务放在第一位，用服务促进管理，用服务方便师生。”李璀坦言，这种服务理念体现在每一个细节中。比如，系统支持移动端审批，让用户部门可以随时随地查看进度，推动采购审批流程；“湖小采”7×24小时在线，随时解答疑问；坚持每年做1次满意度调查，让教职工对招标采购工作进行评价，下一年度的改进举措都从有关建议中延伸而来；推出“菜单式”培训，先向各学院、各科研团队征集想听的内容，再“送辅导上门”，专门解答他们感兴趣的问题。

“这种服务理念，正是湖南大学采购数智化转型的核心所在。它不只是管理理念的革新与技术系统的升级，更标志着其在数智化转型道路上迈出了关键而扎实的一步。”中国教育会计学会副会长、高校政府采购分会会长马建斌表示，对于供应商来说，这意味着交易成本更低、竞争环境更公平；对于评审专家来说，这意味着评审更高效、更透明；对于学校教职工来说，这意味着采购服务更便捷；对于整个高校采购领域来说，湖南大学的实践提供了一个可借鉴、可复制的“高校样本”。

来源：中国政府采购报8月4日头版

记者：张舒慧